購買プロセス

業務監査
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購買プロセスの内部統制

購買プロセスとは

購買プロセスとは購入・買掛・支払のプロセスを指し、棚卸資産や備品等を発注、物品の受領、支払およびこれらに伴う会計処理を行うプロセスである。当記事では掛けによる購入を想定し記載する。

購買部門は購入申請書に基づき発注する

物品購入希望部門では連番管理された購入申請書を部門長の承認を得た上で、購買部門に提出する。

購買部門では、承認済み業者リストから業者を選択し、購入価格や支払い条件の交渉を行なった上で、購入の承認を行い、連番管理された注文書を用いて発注を行う。注文書は3枚綴りとし、1枚が納品受領部門、1枚が経理部門へ送られる。受領部門へ送付されるコピーには、発注数量の欄を空欄にしておく。これは商品を受領した後に、受領部門において独立したカウントを行い、数量の確認を行うことを促すためである。

受領部門が物品を受領し、物品受領書を作成する

物品の受領は返品も含め、必ず受領部門が行う。発注部門等、様々な部門が物品を個別に受領すると企業全体での資産管理が行えないためである。

受領部門では、受け入れられた物品の数量をカウントし、あらかじめ連番が振られている物品受領書に記入が行われ、経理部門の買掛金担当へ送付する。

物品の受領においては、発注した物品が注文通り納品されたことを確認する検収が行われる。

経理部門において業者からの請求書を受領し支払いの準備を行う

経理部門内の買掛金担当は納品業者から送付された請求書を受領し、計算ミス等がないかを注文書、物品受領書で確認する。確認後、購入の経理処理を行う。

財務部門が小切手にサインし、納品業者に送付する

財務部門長は注文書、物品受領書、請求書を再度確認し、あらかじめ連番の振られた小切手にサインし、送金通知書とともに、自ら納品業者に送付する。

二重の支払いを防止するため、支払済のバウチャーには”支払済”の印を押すか、もしくは細かく穴をあけて保管する。未使用の小切手は金庫に保管する。書き損じた小切手は”無効”の印を押し保管する。

バウチャーとは経理部門が会計処理の整合性を確認するために照合する以下の3種の書類を指す。

①購買部門が発行した発注書
②受領部門が発行した物品受領書
③支払先が発行した請求書

経理部門で買掛金支払の会計処理を行う

経理部門では銀行勘定調整表と月次報告書の確認を行う

経理部門の現金に関する記録から独立したものが、定期的に銀行勘定調整を行う。また、業者からの月次報告書を買掛金の残高と照合する。

購買プロセスの監査手続き

購入、買掛、支払プロセスにおける監査手続きのポイント
A-網羅性計上漏れの発見注文書、物品受領書等からサンプリングし、会計処理を確認する
A-実在性過大計上の発見買掛金補助元帳からサンプリングし、注文書、物品受領書等を確認する
Bー実在性未承認支払の発見小切手等からサンプリングし、裏付けとなるバウチャーを確認する
C-正確性誤計上の発見買掛金補助元帳と裏付けのバウチャーを確認する
D-正確性誤計上の発見買掛金補助元帳の金額と総勘定元帳の金額を確認する

買掛金の記入漏れと過大計上を発見する手続き

【網羅性の確認】
買掛金の記入漏れを発見するためには、注文書、物品受領書または業者からの請求書からサンプルを抽出し、その項目が買掛金補助も張に記帳されているかを確認する。記帳されていなければ、負債の計上漏れであることが判明する。

【実在性の確認】
逆に買掛金が過大に計上されている虚偽の表示を発見するためには、買掛金補助元帳からサンプルを抽出し、その裏付けとなる注文書、物品受領書、業者からの請求書の存在を確認する。

承認を受けていない支払を発見する手続き

【実在性の確認】
承認を受けていない支払いを発見する手続きは、銀行決済済み小切手や出金伝票などからサンプルを抽出し、その裏付けとなるバウチャーパッケージが存在するか、適正な承認を得ているかを確認する。裏付けとなるバウチャーパッケージが存在しなければ、未承認取引が行われていたことになる。

承認を受けていない支払いが発生する他の状況として、例えば、原材料などを過剰に発注しそれを横流しするような場合も考えられる。この場合、特定の期における、実際に生産された製品1単位当たりに必要な原材料量の比率分析を用いるなどすることで、製品生産量と原材料発注量の間のずれを発見することができる。

買掛金の金額の正確性を確認する手続き

【正確性の確認】
買掛金の金額の正確性を確認するためのテストは、買掛金補助元帳の金額とバウチャーパッケージにある業者からの請求書、物品受領書、注文書を照合する。

総勘定元帳への転記ミスを発見する手続き

【正確性の確認】
総勘定元帳への転記ミスを発見する手続きは、買掛金補助元帳の金額と総勘定元帳の金額を照合する。

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