売上・売掛金プロセス

業務監査

売上プロセスとは、顧客から商品の受注をし、出荷し、請求書を発行し、会計上の売上を計上するプロセスである。当記事では、売上・売掛金プロセスの保持すべき内部統制と業務監査で行う手続きを記載する。また、売上・売掛金プロセスは掛売前提とし、後で代金回収を行うこととして記載する。

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売上・売掛金プロセスの内部統制について

売上・売掛プロセスにおける内部統制のポイント
部門行う業務発行する書類
営業部門注文を受注受注伝票
与信部門出荷の承認承認済受注伝票
出荷部門商品の出荷出荷指示書
経理部門会計記録請求書
受領部門返品された商品の受領受領報告書
経営者または財務部長売掛金の貸倒の承認貸倒れ伝票

①営業部門が注文を受注し、受注伝票を発行する

顧客からの注文に対して、営業部門が受注し、受注伝票を作成する。受注伝票には、あらかじめ連番が振られ管理されなければならない。連番管理は、企業内で使用される書類にはすべて行われるべきである。連番をあらかじめ振ることにより、紛失、漏れ、二重出荷などの予防や発見が可能となる。

②与信部門が出荷の承認をし、承認済受注伝票を発行する

掛売(与信販売)の場合、営業部門から独立した与信部門が販売(掛売)の承認を行う。新規の顧客であれば、入金状況や財務データを把握している外部機関(信用調査会社や金融機関)への照会等により支払い能力の信用調査を行い、売掛金の上限を規定する。既存の顧客に対しても与信限度額をチェックし、出荷を承認するか否かの決定を行う。

補足

与信部門が持つ重要な機能の一つが、売掛金の上限を規定し販売を承認しながらも、同時に貸倒れを最小限にすることである。そのための方法の一つが不良債権償却の傾向のレビューであり、これにより貸し倒れの最小化を果たすための有効な情報を得られる。

③出荷部門が商品を出荷し、出荷指示書を作成する

倉庫部門は承認済受注伝票に基づいて商品を確認し、出荷部門へ商品を搬送する。出荷部門は出荷指示書を作成し、商品を出荷する。承認済み受注伝票、および出荷指示書は経理部門の請求書担当へ回付される。

④経理部門が会計記録を行い、請求書を作成する

経理部門内の請求書担当は承認済受注伝票、出荷指示書を基に請求書を作成し、顧客へ送付する。また、経理部門内の売掛金担当は売上仕訳帳および売掛金補助元帳へ記帳し、総勘定元帳担当は総勘定元帳への転記を行う。

⑤受領部門は返品された商品を受領し、受領報告書を発行する

営業部門が返品の承認を行い、連番が振られた返品伝票を発行する。受領部門は返品伝票が発行されている返品のみの受入を行い、受領報告書を作成する。経理部門の売掛金担当は返品の会計記録を行う。

⑥経営者または財務部長が売掛金の貸倒を承認し、貸倒れ伝票を発行する。

売掛金の貸倒の承認は経営者または財務部長が行うのが適切である。

売上・売掛金プロセスにおける手続きと検証項目

売上・売掛金プロセスにおける主な監査手続き
A-網羅性出荷漏れの発見承認済受注伝票からサンプリングし、出荷指示書を確認する。
A-実在性未承認取引の発見出荷指示書からサンプリングし、承認済受注伝票を確認する。
B-網羅性請求漏れの発見出荷指示書からサンプリングし、請求書を確認する。
B-実在性虚偽の請求の発見請求書からサンプリングし、出荷指示書を確認する。
C-網羅性計上漏れの発見請求書からサンプリングし、会計記録を確認する。
C-実在性架空計上の発見会計記録からサンプリングし、請求書を確認する。

A.出荷漏れと未承認取引を発見するための監査手続き

【網羅性の確認】
承認済の受注伝票からサンプリングし、対応する出荷指示書を確認することで、商品が出荷されているかの網羅性を確認する。

【実在性の確認】
出荷指示書からサンプリングし、対応する取引が承認されているかを確認することで、未承認取引が発生していないかを確認する。

B.請求漏れと虚偽の請求を発見するための監査手続き

【網羅性の確認】
発行された出荷指示書からサンプリングし、対応する請求書を確認することで、顧客への請求漏れを発見する。

【実在性の確認】
請求書からサンプリングし、その裏付けとなる出荷指示書を確認することで虚偽の請求書を発見する。

C.計上漏れと架空計上を発見するための監査手続き

【網羅性の確認】
請求書からサンプリングし、売掛金補助元帳または、売上仕訳張に正しく計上されているかを確認する。

【実在性の確認】
売掛金補助元帳または売上仕訳帳からサンプリングし、請求書を確認することで、架空計上を発見する。架空計上であれば、請求および出荷の実態はないはずである。

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